Terminologia

Antes de abordar em concreto a constituição de uma coletividade, é necessária a compreensão de cada tipo de forma jurídica, e de alguns conceitos / terminologias. Assim, entende-se por:

  • Pacto social ou contrato da sociedade – Indica as regras fundamentais à atividade da empresa, sendo elementos essenciais: a designação (firma), o local da sede, o objeto (o que a empresa irá laborar), o capital social, os sócios e a gerência, a forma de obrigar a empresa (sendo as mais comuns, uma assinatura de cada sócio ou da maioria dos sócios), a representação dos sócios em Assembleias-Gerais, entre outros.
  • Capital Social – É o elemento do contrato de sociedade que corresponde ao conjunto de entradas dos sócios (valor em numerário ou em espécie) para o exercício da atividade;
  • Contribuições de Indústria – Quando um sócio não contribui com bens (em dinheiro e/ou em espécie) para a sociedade, apenas com serviços.
  • Firma – Numa forma de fácil perceção, corresponde ao “nome” da entidade/empresa.
  • Certidão Permanente de registo comercial - É a disponibilização em suporte eletrónico e permanentemente atualizado, da reprodução dos registos em vigor sobre uma sociedade ou qualquer outra entidade sujeita a registo comercial bem como dos registos e dos pedidos pendentes. Pode ser pedida pela Internet ou verbalmente ao balcão de uma conservatória por qualquer pessoa, sem necessidade de autenticação especial e permite, após o respetivo pagamento a visualização on-line da Certidão Permanente de registo comercial, através da introdução de um Código de Acesso que, para o efeito é disponibilizado.

No âmbito das atividades de empreendedorismo e neste passo de transição de empreendedor para empresário, iremos focar-nos na constituição de coletividades empresariais nas formas jurídicas mais comuns:

Algumas diferenças jurídicas

A titularidade de uma empresa pode ser singular ou coletiva, isto é, pode ter apenas um sócio, ou vários. Quando uma entidade apenas tem um sócio, designa-se por Empresa Singular e podem ser:

Empresário em Nome Individual

A empresa é titulada por uma pessoa singular com o intuito de exercer uma atividade nas áreas: comercial, industrial, serviços ou agrícola. O titular responde direta e ilimitadamente perante os credores pelas dívidas contraídas no exercício da sua atividade (incluindo as dívidas fiscais e de processos de falência), pelo que não existe separação entre o património pessoal e o património afeto à atividade empresarial. O nome da firma será constituído pelo nome completo ou abreviado do titular e poderá ou não incluir uma expressão alusiva à sua atividade. Também não é exigido um capital mínimo e não é necessário um pacto social.

Sociedade Unipessoal por Quotas

A sociedade é constituída por um único sócio, pessoa singular ou coletiva, que é titular da totalidade do capital social. A responsabilidade do sócio está limitada ao montante do capital social, respondendo apenas pelo património da sociedade. O sócio único pode modificar esta sociedade em sociedade plural através de divisão e cessão da quota (transmissão de quota) ou do aumento de capital social por entrada de um novo sócio. Em tudo o resto vigoram as mesmas regras das Sociedades por Quotas.

Quando uma sociedade tem mais de um sócio, designa-se Empresa Coletiva, adotando normalmente uma das seguintes formas jurídicas:

Sociedade por Quotas

O capital social está dividido em quotas, sendo que os sócios são solidariamente responsáveis por todas as entradas convencionadas no contrato social. O Capital social livremente fixado pelos sócios (com a liberdade de fixação do Capital Social os valores nominais das quotas subscritas pelos sócios podem ser diversos, mas nunca de valor inferior a €1,00 (Unipessoais) e €2,00 (por quotas/ 2 Sócios), não admitindo contribuições de indústria e apenas o património social responde pelas dívidas da sociedade.

A firma destas sociedades deve ser formada, com ou sem sigla, pelo nome ou firma de todos, mas em qualquer caso concluirá sempre pela palavra «Limitada» ou pela abreviatura «Lda.».

Sociedade Anónima

O capital é dividido em ações e cada sócio limita a sua responsabilidade ao valor das ações que subscreveu. A Sociedade Anónima não pode ser constituída por um número de sócios inferior a cinco. O capital social e as ações devem ser expressos num valor nominal (mínimo de 1 cêntimo) e as ações não podem ser emitidas por valor inferior ao seu valor nominal, sendo o valor nominal mínimo do capital de 50.000 Euros, não sendo admitidas contribuições de indústria.

A firma desta sociedade será formada, com ou sem sigla, pelo nome ou firma de um ou alguns dos sócios ou por uma denominação particular, ou pela reunião de ambos esses elementos, concluindo pela expressão «Sociedade Anónima» ou pela abreviatura «S.A.».

PROCESSO DE CONSTITUIÇÃO DE UMA SOCIEDADE

Após a maturação da ideia de negócio e do respetivo modelo de negócio, da elaboração do plano de negócios, de garantir o financiamento (caso se aplique), de confirmar que tem/consegue os recursos suficientes (humanos e materiais) e de confirmar que se trata a altura certa para a sua constituição, ainda terá que passar por alguns passos importantes, passos afetos à constituição da entidade, como:

  1. Verificar a elegibilidade do(s) sócios;
  2. O objeto social correspondente à(s) atividade(s) empresarial(ais) que irá desenvolver; e o(s) código(s) de atividade empresarial (CAE);
  3. Definir/encontrar um nome de firma adequado;
  4. Definir o Capital Social;
  5. Escolha do modelo de Pacto Social;
  6. Escolha do Contabilista Certificado;
  7. Proceder à constituição efetiva da sociedade;
  8. Cumprimento das obrigações resultantes do ato de constituição;
  9. Outros aspetos relevantes a ter em conta após a constituição da sociedade.

Verificar a elegibilidade do(s) titulares/sócios

 a) Pessoas singulares

Apesar de não serem muitos os critérios de impedimento para a constituição de uma sociedade, existem algumas condicionantes burocráticas, em particular, para cidadãos estrangeiros. Assim, deverá confirmar se cada sócio (pessoa singular) cumpre as seguintes condições:

  • Ter um cartão de cidadão válido (ou documento equivalente, como por exemplo bilhete de identidade, passaporte ou autorização de residência, ou um visto válido),
  • Ter uma morada permanente válida[1] (título de residência se aplicável ou estar enquadrado no regime ARI1, que se descreve abaixo),
  • Ter um número de identificação fiscal (NIF),
  • Não se titular de outra entidade (no caso de pretender constituir uma Empresa Singular)
  • Cartão de beneficiário da Segurança Social (facultativo)

b) Pessoas coletivas

Não existe qualquer tipo de impedimento para os casos em que os sócios da sociedade a constituir sejam pessoas coletivas, ou de uma sociedade constituída por pessoas particulares e pessoas coletivas.

Pode inclusivamente ser constituída uma empresa em que o sócio de uma sociedade unipessoal por quotas decide fazer uma segunda sociedade por quotas entre si mesmo e a sociedade unipessoal por quotas de que é sócio-gerente único. No entanto, neste caso, terá que preencher uma declaração a indicar que declara sobre compromisso de honra o facto, assumindo a responsabilidade pelas informações constantes da mesma, ou incluir essa declaração no Pacto Social.

Assim, os elementos a reunir são:

  • A declaração sobre compromisso de honra acima indicada (se optar por esta via)
  • O NIPC/ Cartão da empresa ou código de acesso ao cartão eletrónico;
  • Documentos de identificação e Números de Contribuinte dos representantes legais da sociedade;
  • Ata de deliberação da Assembleia-geral ou Conselho de Administração (estes documento podem ser dispensados dependendo do que estiver previsto nos estatutos da(s) sociedade(s) que serão titulares) a indicar a Assembleia Geral confere poderes para a constituição de sociedade.
  • Certidão da Escritura ou documento de Constituição ou pacto social atualizado, passado pela Conservatória do Registo Comercial, a fim de se verificar se é possível a participação da sociedade no processo de constituição de outras sociedades;

No caso de pessoas coletivas estrangeiras serão necessários, devidamente traduzidos (exceto se redigidos em língua Inglesa, Francesa ou Espanhola e o funcionário dominar essa língua) e legalizados, os seguintes documentos:

  • Documento comprovativo da existência legal da sociedade no país de origem;
  • Estatutos da sociedade;
  • Ata da deliberação da participação da sociedade na constituição de outra;
  • Identificação dos representantes legais da sociedade, incluindo os seus números de identificação fiscal singular;
  • Será ainda necessário solicitar, previamente, junto do RNPC um número de pessoa coletiva que identifique a sociedade em Portugal.

Escolha de CAE(s) e do Objeto Social

Para a constituição da entidade, é necessária uma descrição das atividades que irá desenvolver e a definição do respetivo enquadramento da atividade, através do(s) CAE(s). Deverá ser definido um CAE principal, podendo igualmente vir a ser definido um ou mais CAE(s) secundário(s), até um total de 20.

Quer a escolha do(s) CAE(s) quer o objeto social devem basear-se nas atividades que irá desenvolver, que pensa vir a desenvolver, bem como outros que por qualquer motivo sejam relevantes, de modo a evitar custos com alterações que poderiam ter sido previstas antecipadamente. Deverá, no entanto, assegurar-se que, por motivos legais, não está perante uma situação que deverá ser analisada com apoio uma vez que existem algumas limitações ao nível de alguns códigos de atividade e de algumas atividades e designações (como por exemplo, a atividade de Mediação Imobiliária, não admite qualquer outro CAE secundário e obriga ao acrescento da expressão alusiva ao objeto da sociedade, “Mediação Imobiliária”, à firma escolhida).

Identificação / Escolha do nome da Firma

O processo de determinação da firma (isto é, do “nome” da sociedade) não é fácil e deverá ser muito ponderado, podendo ser adotada uma das 3 formas possíveis:

a) Escolher uma firma constituída por expressão de fantasia de uma listagem oficial previamente criada e reservada a favor do Estado, que pode ser consultada no campo de “Firmas” do portal “Empresa na Hora”: http://www.empresanahora.mj.pt/ENH/sections/PT_lista-de-firmas/index.html

Estas firmas estão pré-aprovadas, mas é importante escolher 3 a 4 expressões para que, no momento o registo, não surjam complicações, pela indisponibilidade de uma firma escolhida, uma vez que não é possível fazer reservas destes nomes, sendo a escolha da firma apenas efetivada no momento de constituição da “empresa na hora” junto dos respetivos balcões de atendimento / online.

b) Obter uma firma de forma automática, realizada pelo próprio sítio do Balcão do Empreendedor utilizando o conjunto dos nomes dos sócios, podendo também acrescentar uma expressão referente à atividade da empresa.

c) Por último, caso nenhuma das opções seja do agrado, quer por questões de imagem, quer por outras, pode definir uma Firma pessoalmente. Para tal deverá pedir o Certificado de Admissibilidade de Firma ao RNPC - Registo Nacional de Pessoas Coletivas, do IRN - Instituto dos Registos e Notariado.

Ao definir a Firma deverá ter em conta os critérios de “novidade” e “confundibilidade” (sonora e escrita) com outras firmas/marcas. Para tal, deverá definir uma expressão e verificar no Balcão do Empreendedor do Portal do Cidadão se existe alguma entidade com uma confundibilidade igual ou superior a 85%; se a expressão utilizada é apenas utilizada por palavras de uso comum; se a expressão ou parte já existe noutra firma. Caso tal aconteça, deverá tentar outra expressão para a Firma, uma vez que a probabilidade de o certificado vir com o nome de firma indeferido (rejeitado) é alta.

O Certificado de Admissibilidade de Firma (que pode ser solicitado online) apresenta um custo de 75 euros, em regime normal, podendo demorar cera de 10 dias úteis ou, caso o pretenda com urgência (1 dia útil), acresce a taxa de urgência de 75 euros, para um total de 150 euros. A validade do certificado é de 3 meses.

Definição do Capital Social e das Quotas

A definição do valor do Capital Social é importante, pois existem alguns riscos associados. Apesar de já não existir um limite mínimo de capital para a maioria as formas jurídicas, como visto anteriormente, deverá ser tido em conta o investimento inicial necessário e os montantes de desvalorização do património (móvel e imóvel) que venha a ocorrer nos primeiros anos, para evitar que numa fase de arranque da empresa não se incorram em falências técnicas e outras dificuldades.

Por outro lado, deve ter em atenção o valor das Quotas que cada titular da sociedade irá deter, em valor monetário (não em percentagem). Também poderá ter em conta o facto de o valor de constituição da sociedade poder ser contabilizado no Capital Social.

O Modelo de Pacto Social

A escolha de um dos modelos de pacto social, previamente aprovados pelo Presidente do Instituto dos Registos e do Notariado, I.P. e disponíveis online, na rubrica PACTOS e nos postos de atendimento da ENH.

A escolha do pacto social depende o tipo de forma jurídica de entidade. Assim, descrevem-se de seguida os Pactos Sociais mais relevantes:

a) Sociedades Unipessoais por Quotas

i. Pacto SUQ 1/2008 (Sociedade Unipessoal por Quotas 1/2008)

O pacto SUQ 1/2008, procura responder às sociedades que pretendam que o contrato de sociedade regule o mínimo                          possível. Dessa forma, traduz apenas os seguintes elementos essenciais do contrato:

  • Firma; Sede; Objeto; Capital; Gerência; Forma de obrigar.

b) Sociedades por Quotas

 i. Pacto SQ 1/2006 (Sociedade por Quotas 1/2006)

O pacto SQ 1/2006, mais simples, procura responder às sociedades que pretendam que o contrato de sociedade regule o mínimo possível. Dessa forma, traduz apenas os seguintes elementos essenciais do contrato:

  • Firma; Sede; Objeto; Capital; Gerência; Forma de obrigar; Representação dos sócios nas Assembleias Gerais.

ii.  Pacto SQ 2/2006

O pacto SQ2/2006 visa abranger as sociedades que, por razões várias, pretendam uma regulamentação mais detalhada do          contrato de sociedade, desde o seu início. Assim, para além das cláusulas que constam do Modelo SQ1/2006 prevê:

  • A possibilidade de poderem ser exigidas aos sócios prestações suplementares até ao dobro do capital social. As prestações suplementares têm de ser sempre efetuadas em dinheiro e representam para os sócios uma obrigação estabelecendo entre a sociedade e o sócio uma relação de crédito -débito. Por esse motivo, não podem os pais em representação de filho menor, e sem autorização do Tribunal, constituir sociedade com esta Cláusula.
  • Prevê expressamente a necessidade de consentimento prévio da sociedade para a cessão de quotas a estranhos, bem como o direito de preferência a favor da sociedade e dos sócios sucessivamente nas cessões onerosas de quotas.
  • Prevê os casos em que é possível deliberar a amortização de quotas que tem por efeito a extinção da quota e estabelece ainda o destino da quota amortizada.

c) Sociedades Anónimas

i.  Pacto SA 1/2006 (Sociedade Anónima 1/2006)

O pacto 1/2006, mais simples, procura responder às sociedades que pretendam que o contrato de sociedade regulamente o mínimo possível. Dessa forma, traduz apenas os seguintes elementos:

  • Firma; Sede; Objeto; Capital; Natureza das ações como nominativas ou ao portador; Administrador Único; Fiscal Único; Regras sobre a realização das Assembleias Gerais.

ii. Pacto SA 1/2008

O pacto 1/2008 visa abranger as sociedades que, por razões várias, pretendam uma regulamentação mais detalhada do contrato de sociedade, desde o seu início, bem como uma estrutura de Administração e Fiscalização colegial, permitindo assim a constituição de sociedades com capital superior a 200.000,00€. Assim, para além das cláusulas que constam do Modelo 1/2006 prevê:

  • A natureza das ações como nominativas, e a possibilidade destas serem representadas por títulos e de poderem ser convertidas em ações ao portador, mediante prévia deliberação da Assembleia Geral, bem como a possibilidade das ações emitidas pela sociedade poderem revestir a forma meramente escritural;
  • A possibilidade de optar pelo período de duração dos mandatos dos órgãos sociais, diferente do supletivo, desde que dentro das limitações legais;
  • A composição e modo de funcionamento dos conselhos de Administração e Fiscal;
  • A forma de obrigar a sociedade;
  • Que os lucros anuais, deduzidos do montante destinado à reserva legal, tenham a aplicação que a Assembleia Geral determinar, permitindo que a sua distribuição possa ser inferior a 50% dos lucros distribuíveis, com vista ao robustecimento da autonomia financeira da sociedade.

iii. Pacto SA 1/2015

O pacto 1/2015 visa abranger as sociedades que, por razões várias, pretendam uma regulamentação detalhada do contrato de      sociedade, desde o seu início, mas com uma estrutura de Administração colegial e Fiscal Único.

  • Assim, para além das cláusulas que constam do Modelo 1/2008 prevê a composição e modo de funcionamento do Conselho de Administração e Fiscal único.

A escolha do Contabilista Certificado (CC)

Qualquer empresa necessita de processar a respetiva contabilidade. Para tal necessita de um Contabilista Certificado (CC, conhecido até 2015 por TOC) que proceda aos registos necessários e dê cumprimento às obrigações legais.

A escolha do CC é um ponto importante, a ter em consideração para a constituição da sociedade, uma vez que terá que ponderar os custos associados e o serviço prestado/apoio cedido em diversas valências que venham a ser relevantes: mapas contabilísticos, formas de interpretação e análise desses mapas, necessidades contabilísticas, apoio a projetos de investimento, facilidades de pagamento/serviço durante o início da constituição da sociedade, entre outros.

No momento da constituição da sociedade, caso se trate de um registo presencial num balcão da ENH, irá ter a opção de indicar não indicar desde logo o Contabilista Certificado que o irá acompanhar para efeitos da entrega da Declaração de Início de Atividade, no entanto, pode, se assim o desejar, indicar o mesmo previamente escolhido por si, ou escolher um da Bolsa de CC disponibilizada. No caso do registo on-line, irá ter que apresentar a Declaração de Início de Atividade desmaterializada (online), pelo que é obrigatória a contratação de um CC.

A constituição da sociedade

Cumpridos os passos anteriores, é chegado o momento da constituição efetiva da sociedade. A sociedade pode ser registada nos balcões “Empresa na Hora”, pelo modo tradicional, ou através do balcão do empreendedor, do Portal do Cidadão.

a) Custos associados à constituição e passos prévios

  • A constituição da sociedade tem um custo processual de 360,00 euros, já incluindo os custos associados às publicações requeridas. Este valor será pago no momento da constituição, em numerário, multibanco ou cheque (nacional) visado ou bancário e vale postal, sempre emitidos à ordem do Instituto dos Registos e do Notariado, I.P.;
  • Acresce ao custo do procedimento, o custo do certificado de admissibilidade previamente emitido (mínimo de 75,00 a 150,00 euros, se deferido), se aplicável;
  • Acresce ainda um custo referente ao capital social da sociedade, se este não for total ou parcialmente realizado mediante entradas em bens diferentes de dinheiro sujeitos a registo, como sejam as entradas em espécie (exemplo: bens imóveis, móveis, entre outros), nomeadamente 50,00 euros por imóvel, quota ou participação social, 30,00 euros por cada bem móvel, ou 20,00 euros tratando-se de ciclomotor ou motociclo, triciclo ou quadriciclo com cilindrada não superior a 50 cm3, até ao limite de 30.000 euros. Esta possibilidade não está disponível em todos os balcões de atendimento da Empresa na Hora (ENH), pelo que se dirigi a um dos balcões de atendimento adequado.
  • Custos com o Contabilista Certificado podem ser variáveis, em particular se for escolhido de modo pessoal. Caso opte pela nomeação de CC da bolsa, o limite máximo dos honorários relativos à apresentação da Declaração de Início de Atividade é de 50,00 euros, aos quais acresce o IVA à taxa legal em vigor.
  • O posto de atendimento da Empresa na Hora irá promover a liquidação do IMT e de outros impostos que se mostrem adequados / devidos, como por exemplo, no caso do capital social realizado em espécie, por bens móveis, assegurando o seu pagamento prévio à constituição da empresa.
  • É importante ter a certeza dos dados a indicar no momento da constituição, uma vez que após o registo, qualquer alteração implica incorrer em custos (200,00 euros para o processo, acrescidos de eventuais custos extra com outros Certificados de Admissibilidade perante o RNPC).
  • b) Aspetos a ter em conta durante a constituição
  • Na constituição da “empresa na hora” os sócios devem estar presentes e ser portadores de documento de identificação e do número de identificação fiscal. Caso não possam estar presentes e se façam representar por terceiros, será necessária a apresentação de procuração, de documento de identificação e de número de identificação fiscal do procurador.
  • Ao realizar a operação de Empresa na Hora, pode usufruir do(s) modelo(s) de pacto social pré aprovado(s), tal como apresentado anteriormente, preenchendo a minuta adequada, se estiver a proceder ao registo online, ou simplesmente confirmar o pacto preenchido pelos técnicos nos balcões de atendimento da ENH.
  • A presença do Contabilista Certificado (CC) no momento da constituição da “empresa na hora” não é obrigatória, deve ser apenas indicado se escolhe a nomeação do CC ou não. Se pretender nomear o CC deve garantir que detém os dados do Contabilista Certificado e indicar o respetivo nome, número de inscrição na OCC, número de identificação fiscal e domicílio profissional do mesmo.
  • Pode também aderir a um Centro de Arbitragem para conflitos de consumo no momento da constituição, se o mesmo existir, tendo em conta, a atividade e a localização da sede.
  • Pode simultaneamente tratar de um processo de Licenciamento Camarário, no âmbito da Medida ISO6 do “Simplex Autárquico”, que disponibiliza alguns serviços camarários simplificados, junto de alguns Municípios e Postos de Atendimento do serviço “Empresa na Hora” (embora não todos), possibilitando uma redução do número de deslocações do cidadão às Câmaras Municipais. Numa primeira fase e exclusivamente para as sociedades constituídas no âmbito do serviço “Empresa na Hora”, foram disponibilizados os seguintes serviços:
    • Averbamento de titular em processo de Publicidade;
    • Averbamento de titular em processo de Ocupação da Via Pública;
    • Declaração Prévia – Estabelecimentos Comerciais e de Serviços (Decreto-Lei nº 259/2007, de 17 de Julho), para:
      • Alteração do tipo de Atividade;
      • Mudança da pessoa ou entidade;
    • Declaração Prévia – Estabelecimentos de Restauração ou de Bebidas (Decreto-Lei nº 234/2007, de 19 de Junho), para:
      • Alteração do Tipo de Atividade;
      • Mudança da pessoa ou Entidade.
    • Pode também associar uma Marca no momento da constituição, através do procedimento Marca na Hora (MNH).

c) Outros aspetos para o início de atividade

Existem outras formas de iniciar uma atividade empresarial além da constituição de uma nova sociedade.

Os casos mais comuns são o Franchising e a aquisição de empresas já constituídas.

  • No caso da aquisição de sociedades já constituídas, deve ter em atenção o histórico dessas sociedades, os indicadores e rácios económicos, as tendências do negócio, custos que possam estar camuflados, como: acordos e contratos assumidos até ao momento que tenha que respeitar, possíveis complicações ao nível dos recursos humanos existentes na atualidade, bem como outros passivos e obrigações perante fornecedores e até clientes (ao nível de retomas, garantias, entre outros).

Na situação de adquirir um Franchising (com sociedade já constituída por terceiros, ou a constituir por si previamente), verifique bem as regras que terá que cumprir - quer em termos de espaço, imagem/marketing, promoções que será obrigado a cumprir, exclusividades de zonas de atuação, entre outras -, pois além das royalties que terá que pagar para manter o Franchising, a imposição de regras é uma restrição à adaptabilidade (e por vezes à sustentabilidade) do negócio.

Cumprimento de obrigações legais

 

  • Deve entregar num serviço de Finanças a Declaração de Início de Atividade devidamente preenchida e assinada pelo Contabilista Certificado nos 15 dias seguintes à data de constituição. É possível a indicação do Contabilista Certificado ou a sua escolha de uma Bolsa disponibilizada pela Ordem dos Contabilistas Certificados no momento da constituição ou posteriormente.
    • Caso tenha optado pela declaração do TOC no momento da constituição Conservatória disponibilizará informaticamente os dados necessários para efeitos de comunicação do início de atividade à Inspeção-Geral do Trabalho, bem como os dados necessários à inscrição oficiosa da sociedade nos serviços de Segurança Social.
    • No caso de optar pela forma desmaterializada, procedendo à entrega da Declaração de Início de Atividade via plataforma eletrónica na Internet, a declaração do CC também é obrigatória no momento da constituição.
    • Caso tenha optado pela não declaração do CC, deverá proceder à inscrição da sociedade junto dos Serviço de Finanças (AT), no prazo de 15 dias, caso contrário ser-lhe-ão aplicadas coimas. Deverá igualmente confirmar se a comunicação à Segurança Social foi efetuada de forma integrada, ou se por algum motivo ocorreu uma falha.
    • Em qualquer dos casos, ser-lhe-á requerida uma conta bancária da empresa para efeitos de cobranças e reembolsos (impostos, coimas, etc.).
  • Caso o depósito do capital social não tenha sido efetuado no momento da constituição da empresa, os sócios devem declarar, sob sua responsabilidade, que o mesmo será depositado, em dinheiro, no prazo máximo de 5 dias úteis ou proceder à sua entrega nos cofres da sociedade (depósito numa conta bancária da empresa, quando realizado em numerário) até ao final do primeiro exercício económico, isto é, até ao final do ano. Deverá ter em atenção que por norma as instituições bancárias demoram cerca de 3 dias úteis para o processo de abertura de conta e que 360,00 euros foram utilizados no processo de constituição. No caso de estar a constituir a sociedade nos últimos dias do ano deverá optar pela opção da entrada de capital nos 5 dias úteis, pois dará margem para o processo de abertura da conta bancária, mesmo que passe o ano civil (fim do exercício económico), sendo possível o levantamento do capital social da “empresa na hora” em qualquer momento, logo após a sua constituição e depósito.
  • Não é necessário o pedido do Livro de Reclamações no momento da constituição, no entanto, se já tiver prestes a abrir um estabelecimento comercial com porta aberta (isto é, com venda direta ao público), poderá solicitar o Livro de Reclamações.
  • Deixou de ser necessário legalizar os Livros de Atas na Conservatória do Registo Comercial, uma vez que esta legalização foi eliminada, no entanto continua a ser necessária a existência de um Livro de Atas. Os livros de atas podem ser constituídos por folhas soltas numeradas sequencialmente e rubricadas pela Administração ou pelos membros do órgão social a que respeitam ou, quando existam, pelo secretário da sociedade ou pelo Presidente da Mesa da Assembleia Geral da sociedade, que lavram, igualmente, os termos de abertura e de encerramento, devendo as folhas soltas ser encadernadas depois de utilizadas.
  • Também deixaram de ser obrigatórios os livros de inventário, balanço, diário, razão e copiador, logo não há necessidade de livros de escrituração mercantil.
  • Perante a Segurança Social são várias os aspetos a ter em conta (obrigações e benesses):
    • A nível da comunicação de elementos, é obrigatório comunicar no serviço Segurança Social Direta:
      • Alterações de elementos de identificação da empresa, incluindo os relativos aos estabelecimentos, o início, a suspensão ou a cessação da sua atividade. A comunicação destes elementos considera-se cumprida perante a Segurança Social se a mesma for efetuada à Autoridade Tributária e Aduaneira ou possa ser obtida oficiosamente.
      • Os elementos necessários ao enquadramento ou à exclusão do trabalhador como membro dos órgãos estatutários, solicitados pelos serviços competentes de Segurança Social. Sempre que os elementos referidos não possam ser obtidos oficiosamente ou suscitem dúvidas, as entidades empregadoras são notificadas para os apresentarem no prazo de 10 dias úteis. No que diz respeito aos elementos dos membros dos órgãos estatutários, se a entidade empregadora não os comunicar no prazo acima indicado, é feito o enquadramento oficioso do trabalhador e fixado como base de incidência contributiva o valor de 421,32€ – Indexante dos Apoios Sociais (IAS).
      • Admissão de novos colaboradores, nas 24 horas anteriores ao início de produção de efeitos do contrato de trabalho (ou durante as 24 horas seguintes ao início da atividade, quando por razões excecionais fundamentadas a comunicação não possa ser feita naquele prazo, mas apenas para contratos de muito curta duração ou prestação de trabalho por turnos). Deve ser indicado o Número de Identificação da Segurança Social (NISS) e a modalidade de contrato de trabalho a termo resolutivo ou sem termo, a tempo parcial.
      • Cessação e suspensão de contratos de trabalho, até ao dia 10 do mês seguinte ao da sua ocorrência. A suspensão do contrato de trabalho terá que ser sempre comunicada aos serviços da Segurança Social, através do Mod.RV1009-DGSS, disponível na Internet em www.seg-social.pt, uma vez que esta opção não se encontra disponível na Segurança Social Direta.
      • Entregar a Declaração de Remunerações, desde o dia 1 ao dia 10 do mês seguinte àquele a que as remunerações digam respeito. Para esclarecimentos sobre como entregar a Declaração de Remunerações deverá consultar o Guia Prático “Entrega e Rejeição da Declaração de Remunerações”, disponível para consulta em segsocial.pt, no menu “Documentos e Formulários”.
      • Entregar uma declaração aos trabalhadores ou uma cópia da comunicação de declaração de admissão, onde conste o respetivo NISS, o Número de Identificação Fiscal (NIF) e a data da admissão do trabalhador.
    • As entidades empregadoras podem usufruir de taxas reduzidas, dispensa parcial ou isenção total do pagamento das contribuições para a Segurança Social:
      • A entidade empregadora é dispensada parcialmente do pagamento das contribuições, caso contrate jovens à procura do 1.º emprego, por 5 anos ou desempregados de longa duração por períodos de 3 anos.
      • A entidade empregadora fica isenta do pagamento total das contribuições, caso contrate desempregados de muito longa duração por um período de três anos (deverá consultar o Guia Prático 2041 – Dispensa Parcial ou isenção Total do Pagamento de Contribuições – 1º Emprego, Desempregado de Longa Duração e Desempregado de Muito Longa Duração disponível em seg-social.pt).
      • A entidade empregadora pode usufruir de taxa contributiva reduzida respeitante às contribuições, caso contrate trabalhadores portadores de deficiência sem termo, desde que tenham capacidade para o trabalho inferior a 80% da capacidade normal nas mesmas funções, ficando a pagar 11,9% sobre as remunerações desse colaborador enquanto durar o contrato de trabalho. O trabalhador paga 11% e a taxa total é de 22,9%.

Outros aspetos a ter em conta após a constituição

  • As publicações fazem-se através do sítio da Internet de acesso público e gratuito com o endereço eletrónico mj.gov.pt/publicacoes.
  • Após realizar a operação de constituição pela Empresa na Hora, pode usufruir do(s) modelo(s) de pacto social pré aprovado(s), pelo que o preenchimento das minutas estabelecidas (pelos técnicos nos balcões de atendimento) irá possibilitar a receção imediata:
    • Do Pacto Social;
    • Do código de acesso à Certidão Permanente de Registo Comercial (prazo de três meses);
    • Do código de acesso ao cartão eletrónico da empresa;
    • Do número de segurança social da empresa,
    • Do recibo de pagamento do valor o processo de constituição/registo e publicações,
    • Do cartão da empresa em suporte eletrónico, mediante a atribuição de um código de acesso, podendo ser efetuada a consulta do mesmo em www.empresaonline.pt ou irn.mj.pt. O cartão eletrónico contém a informação da entidade permanentemente atualizada, pelo que a validade deste não depende de alterações, apenas da existência da entidade.
    • Do cartão da empresa em suporte físico, na morada da sede da sociedade ou para morada indicada pelo requerente, quando este tenha legitimidade para representar a entidade (sócio, gerente ou outro representante), sendo este cartão o novo documento de identificação múltipla das pessoas coletivas que contém o número de identificação de pessoa coletiva (NIPC) que, corresponde ao Número de Identificação Fiscal e o número de inscrição na Segurança Social (NISS). Este documento substitui os cartões anteriormente emitidos pelo RNPC e pelos serviços de Finanças. A validade do cartão físico depende da validade dos elementos nele constantes. Por exemplo, se uma sociedade alterar a sua denominação o cartão deixa de ser válido.
    • Poderá obter o registo de um Domínio de Internet “.PT” no âmbito de uma parceria entre a Associação DNS.PT e o IRN I.P. Assim, quando procede à constituição da sua Empresa na Hora é-lhe atribuído automaticamente um voucher 3em1 que pode utilizar na Internet, em https://www.3em1.pt, que inclui um domínio em .pt, ferramenta para desenvolvimento de site com o respetivo alojamento técnico e ainda caixas de correio eletrónico personalizadas para esse domínio afetas a às condições do alojamento. Trata-se de uma oferta gratuita durante o primeiro ano, no entanto deve ter em atenção os custos a suportar nos anos seguintes. A análise destes custos poderá ser entendida e enquadrada nos seus custos de promoção/Marketing. A validade da promoção é de 90 dias, ao fim do qual caduca a oferta.
  • Ponderar o registo de Marca Comercial no INPI – Instituto Nacional de Propriedade Industrial.

MARCA NA HORA E REGISTO DE MARCA NO INPI

Registo de Marcas

Uma Marca é uma expressão (simples ou composta) que identifica de forma protegida um conceito/produto/serviço, de forma a não ocorrer uma confusão entre produtos/serviços de entidades diferentes (concorrentes ou não). O registo da marca está ao cuidado do INPI e, no caso de Marca na Hora, também pelo RNPC.

Estes organismos disponibilizam uma bolsa de Firmas e Marcas registadas a favor do Estado, compostas por expressões de fantasia e às quais é associado um número de identificação de pessoa coletiva (NIPC) e um número de processo de marca, independentemente da localização da sede da sociedade.

Tipos de registo de marca

Existem dois tipos de registos de marca:

a) Registo no INPI

O registo de uma marca diretamente nos serviços disponibilizados pelo INPI em www.marcasepatentes.pt possibilitam um registo de marca com âmbito de proteção nacional e/ou internacional.

Trata-se de um processo com um procedimento de registo bastante acessível onde é permitido um registo de logo, expressão ou misto, sendo solicitados os dados identificativos do titular, um exemplo do que se pretende registar e quais as classes (tipos de atividades/produtos) para qual será efetuado o registo. O custo de solicitação de um registo de marca por este meio é de 124,45 Euros, podendo registar quantos produtos/serviços/atividades desejar, desde que pertencentes a um único código de classe. Se os produtos/serviços/atividades a englobar no âmbito da marca a registar forem dispersos por diversas classes, por cada classe extra acresce um custo de 31,55 Euros.

Após a solicitação do registo, o pedido é submetido a validação pelos serviços que utilizarão critérios de confundibilidade fonética, aparência (imagens e cores) e escrita, podendo rejeitar o pedido de registo. Após a análise obter um parecer positivo, é efetuada a publicação do pedido de registo de marca no Boletim da Propriedade Industrial para efeitos de uma eventual oposição por terceiros detentores e/ou utilizadores de marcas semelhantes.

O registo é válido por 10 anos, a contar da data da respetiva concessão, podendo ser indefinidamente renovado por iguais períodos, devendo as mesmas ser requeridas seis meses antes do término da validade do registo (ou até um máximo de seis meses após o fim do prazo, mediante o pagamento de uma taxa adicional).

Durante a vigência o logótipo registado não pode ser alterado nos seus elementos essenciais, sendo que qualquer alteração destes elementos fica sujeita a novo registo. O registo fica também sujeito à caducidade se o logótipo não for objeto de uso sério (isto é, tal como registado) durante cinco anos consecutivos.

b) Registo Marca na Hora através do RNPC

À semelhança da proteção de uma marca pelo INPI, é possível no momento do registo, a obtenção de uma marca previamente registada a favor do Estado, disponibilizada através de uma bolsa de marcas, tal como acontece com a bolsa de expressões pré-aprovadas de Firma, durante ou após o ato de constituição, num processo designado "Marca na Hora" (MNH). Este pedido de registo pode ser efetuado:

  • Juntamente com a constituição de uma empresa na hora (ENH), aos balcões da ENH, ou no momento da constituição de uma empresa on-line (EOL), no sítio portaldaempresa.pt;
  • De forma independentemente da constituição da sociedade, aos balcões da ENH ou on-line, no sítio www.portaldaempresa.pt.

A bolsa de firmas/marcas na hora pode ser consultada nos sites www.empresanahora.mj.pt, www.portaldaempresa.pt ou em qualquer um dos postos de atendimento da Empresa na Hora, no entanto apenas está disponível para as classes de produtos e serviços que estatisticamente correspondem às de maior procura a nível nacional, nomeadamente:

  • Classe 25 - Vestuário, calçado e chapelaria
  • Classe 33 - Bebidas alcoólicas (com exceção das cervejas)
  • Classe 35 - Publicidade; Gestão dos negócios comerciais; Administração comercial; Trabalhos de escritório; Promoção de venda para terceiros; Venda a retalho ou por grosso
  • Classe 36 - Seguros; Negócios financeiros; Negócios monetários; Negócios imobiliários; Administração de imóveis; Patrocínio financeiro; Serviços de mediação na compra e venda de imóveis
  • Classe 37 - Construção; Reparações; Serviços de instalação
  • Classe 41 - Educação; Formação; Divertimentos; Atividades desportivas e culturais
  • Classe 43 - Serviços de restauração (alimentação); Alojamento temporário

O registo de uma marca com apenas uma classe de produtos ou serviços apresenta um custo de 200,00 Euros ao balcão da ENH ou 100,00 Euros se requerida on-line. A esse valor acresce 44,00 Euros por cada classe adicional. A aquisição de uma marca na hora não está condicionada pelo objeto da sociedade e a sua dependência com a Firma (apenas aplicável caso seja uma designação idêntica e efetuada no momento da constituição) da sociedade e a marca cessa com a conclusão do processo de constituição da sociedade, passando ambas (Marca e Firma) a vigorarem de forma autónoma, tal como acontece com o registo autónomo pelo INPI. Este procedimento obtém resultados mais céleres, uma vez que desde o momento da criação da bolsa de firmas/marcas até ao momento do registo da marca a favor do Estado decorreram todos os procedimentos legais aplicáveis, (incluindo a publicação dos pedidos de registo de marca no Boletim da Propriedade Industrial para efeitos de eventual oposição por terceiros) foram cumpridos. A validade do registo de Marca na Hora é igualmente de 10 anos, indefinidamente renovável por períodos iguais.

DISSOLUÇÃO DA EMPRESA

Dissolução de empresa

Tal como existe um momento certo para o início da sociedade e a sua constituição, também existe um momento certo para a sua extinção, que pode ocorrer por diversos motivos. Para saber qual o momento e as formas corretas para proceder deve ter em conta os aconselhamentos dos serviços de contabilidade e jurídicos que tenha contratado para o efeito, de forma a tomar as melhores decisões, perante o Código das Sociedades Comerciais, art.º 35º, 141 a 145º e o Decreto-Lei nº 76-A/2006, de 29 de Março.

Uma sociedade comercial dissolve-se nos casos previstos no pacto social e ainda:

  • Pelo fim do prazo fixado no contrato.
  • Pela realização completa do objeto contratual/social.
  • Por deliberação dos sócios aprovada em:
    • Três quartos dos votos correspondentes ao valor do capital social nas Sociedades por Quotas;
    • Dois terços dos votos emitidos, nas Sociedades Anónimas;
  • Pela ilicitude incidente do respetivo objeto, podendo ser extinta pelos próprios serviços de registo, uma vez verificadas determinadas exigências legais.
  • Pela declaração de insolvência da sociedade.

Uma empresa só está extinta depois de encerrado o processo de liquidação, logo durante todo o processo de liquidação, continua a ter deveres e obrigações legais a cumprir.

Formas de extinção

A dissolução de uma sociedade por deliberação dos sócios pode fazer-se de várias formas, designadamente de forma imediata, com liquidação simultânea, com partilha, e por transmissão global.

A dissolução de uma sociedade por deliberação dos sócios pode seguir várias modalidades mediante as condições em que a sociedade inicia o processo:

  • Dissolução e liquidação (sem ativo nem passivo);
  • Dissolução e liquidação por partilha (com ativo e sem passivo);
  • Dissolução com entrada em liquidação (com passivo ou com ativo e passivo);
  • Dissolução com liquidação (por transmissão global com passivo).
  • a) Dissolução e liquidação - Procedimento especial de extinção imediata de entidades comerciais (“Extinção na Hora”)

O Governo simplificou o processo de extinção de uma empresa e criou o “procedimento especial de extinção imediata de entidades comerciais” designado na gíria como Extinção na Hora (dissolução e liquidação imediata), permitindo o fecho imediato de uma sociedade ou cooperativa. Cumpridos os requisitos exigidos passa a ser tão rápido encerrar uma empresa como proceder à sua constituição. Este serviço pode ser garantido pelos próprios sócios ou por um representante legal através de uma deslocação presencial a um balcão da Conservatória do Registo Comercial. Após o término processo de dissolução e encerramento da empresa, é enviado por via eletrónica o comprovativo do fim de atividade da empresa aos organismos públicos. No entanto, para usufruir desta funcionalidade, as sociedades ou cooperativas:

  • Não podem ter ativos ou passivos por liquidar;
  • Para a extinção imediata é também necessário que todos os membros da sociedade estejam de acordo;
  • O pedido de “procedimento especial de extinção imediata de entidades comerciais”, como legalmente denominado, não exige nenhum requerimento escrito anteriormente.

Este procedimento especial de extinção imediata permite que vários atos sejam praticados em simultâneo:

  • O requerimento de dissolução;
  • Sejam proferidas as decisões de declaração de dissolução e do encerramento da liquidação;
  • O respetivo registo;
  • A Emissão da certidão desse registo.
  • i) Documentos

Para se poder recorrer a esta modalidade de extinção de sociedades, são necessários os seguintes documentos:

  • Uma ata da assembleia-geral que comprove que os sócios emitiram uma deliberação unânime de extinção da empresa, e que conste dessa ata que não existe passivo ou ativo a liquidar;
  • O pacto social em que não seja previstas outra forma ou procedimento específico de extinção;
  • Requerimento (Modelo 1 do IRN) preenchido e subscrito por quem estiver nomeado na Assembleia-geral ou por todos os membros da sociedade;
  • Cartão de Identificação de Pessoa Coletiva da sociedade a dissolver e número da Segurança Social;
  • Certidão Permanente do Registo Comercial comprovativa de todas as inscrições em vigor;
  • Cartão de Cidadão, do(s) requerente(s) (sócios ou outros representantes legalmente autorizados).
  • b) Dissolução e Liquidação através de partilha imediata

Se no início do processo de dissolução a sociedade não tiver dívidas, os sócios podem simplesmente partilhar os bens e o ativo que reste será utilizado para o reembolso do respetivo valor que entrou como capital no momento da constituição, de forma proporcional a cada Quota/parte. Depois de feito o reembolso integral, ainda existir um saldo positivo, este será repartido na proporção aplicável à distribuição de lucros.

c) Dissolução e liquidação administrativa (ou oficiosa) da sociedade

Uma sociedade pode ser dissolvida e liquidada por iniciativa dos serviços de registo comercial, através de um procedimento administrativo de dissolução e liquidação de uma empresa que tenha iniciado o mesmo por iniciativa da própria ou pode ser instaurado pelo conservador do registo comercial.

i) Procedimento iniciado pela sociedade, seus sucessores ou credores

As sociedades / sócios ou respetivos sucessores; os credores existentes ou os credores de sócios que tenham responsabilidade ilimitada podem iniciar o procedimento administrativo de dissolução, apresentando para o efeito o requerimento no serviço de registo. O requerimento deve pedir o reconhecimento da causa que originou o pedido e apresentar os documentos ou outras provas úteis para o processo de tomada de decisão. O procedimento pode ser ainda iniciado sempre que a lei o permita e ainda quando:

  • Após um ano, o número de sócios da sociedade for inferior ao mínimo exigido por lei (exceto se um dos sócios for uma pessoa coletiva pública ou entidade a ela equiparada por lei);
  • A atividade da sociedade que constitui o objeto contratual se torne de facto impossível;
  • A sociedade não tenha exercido qualquer atividade durante dois anos consecutivos;
  • A sociedade exerça de facto uma atividade não compreendida no objeto contratual;
  • Uma pessoa singular seja sócia de mais do que uma sociedade unipessoal por quotas, ou a sociedade unipessoal por quotas tenha como sócio único outra sociedade unipessoal por quotas, violando assim as regras de constituição das Sociedades Unipessoais por Quotas.

Caso o requerimento seja apresentado pela empresa, e esta optar pelo procedimento administrativo de liquidação, pode indicar um ou mais liquidatários, comprovando a respetiva aceitação, ou solicitar a sua designação pelo conservador.

Se o requerimento de dissolução for apresentado por outro interessado que não a empresa, a liquidação terá de ser efetuada por via administrativa.

Com a apresentação do requerimento deve efetuar-se o pagamento das quantias correspondentes aos encargos devidos pelo procedimento, sob pena de a sua apresentação ser rejeitada.

d) Dissolução com liquidação (por transmissão global com passivo)

Uma sociedade dissolvida entra imediatamente em processo de liquidação para que os sócios possam partilhar os bens sociais/capital, pagando as dívidas existentes previamente.

Caso a liquidação e partilha não se realizem em simultâneo deverá ser acrescentada à Firma da sociedade a expressão «em liquidação». Se tiver ocorrido dissolução administrativa por via oficiosa, a liquidação é também efetuada pelo serviço de registo competente.

Custos

A “dissolução e liquidação na hora” tem um custo de 300 euros, conforme informa o portal da empresa. Os restantes casos, dependem dos atos a serem executados.

Obrigações resultantes da Cessação de Atividade

a) Como Entidade Empregadora perante a Segurança Social

A suspensão ou cessação de atividade de uma entidade empregadora é feita no Centro Distrital da Segurança Social da área de abrangência da sede da sociedade.

Uma sociedade pode cessa r a sua atividade, desde que o comunique no prazo de 10 dias úteis a partir da data da cessação ou do pedido de registo do encerramento da liquidação da empresa (por escrito aos serviços da Segurança Social através do formulário RV1011 DGSS, disponível para impressão em www.seg-social.pt), mas continua a ter identidade e obrigações, até que esteja encerrado e registado o processo de liquidação, pelo que terá de continuar a pagar contribuições para a Segurança Social dos gerentes em atividade. Após o registo do encerramento da liquidação, a Conservatória do Registo Comercial comunica-o eletronicamente à Segurança Social.

Quando a entidade empregadora suspende ou comunica a cessação de atividade nas Finanças, a Segurança Social é automaticamente informada.

Sempre que surjam dúvidas face à situação da entidade, terá que apresentar os seguintes documentos comprovativos aplicáveis:

  • Declaração de cessação de atividade passada pela Autoridade Tributária e Aduaneira – que comprova a Cessação de Atividade
  • Cópia da certidão do registo do encerramento da liquidação efetuado na Conservatória do Registo Comercial – que comprova o registo do encerramento da liquidação, se já estiver nessa situação.

b) Alertas

Os portais na Internet permitem o acesso a diversos serviços e certidões sem necessidade de uma deslocação a uma repartição pública, no entanto, a dificuldade de interpretação da informação legal por um cidadão de cultura média, a falta conhecimento onde procurar a própria informação e os trâmites dos serviços e balcões estatais tornam o processo complicado, exigindo a presença física nos diversos balcões para esclarecimentos prolongados.

Devido a estas complicações, os processos de extinção de uma sociedade (excetuando a “Extinção na Hora”), em particular no caso de existência de passivos/dívidas/credores, ficam “pelo meio do caminho”, com poucas empresas a serem verdadeiramente extintas, preferindo unicamente cessar a atividade.

FONTES CONSULTADAS

  • IRN - RNPC - http://www.irn.mj.pt/sections/irn/a_registral/registo-comercial
  • Portal do cidadão - balcão do empreendedor https://bde.portaldocidadao.pt/
  • Empresa na hora - http://www.empresanahora.mj.pt/
  • IAPMEI - https://www.iapmei.pt/
  • INPI - http://www.marcasepatentes.pt/
  • Portal das finanças - http://www.portaldasfinancas.gov.pt